Изборник
Pravni okvir elektronskog arhiviranja i softversko rešenje Digital Docs
Na seminaru Elektronsko arhiviranje: Usaglašavanje sa novom regulativom i praktični primeri, učesnicima su predstavljeni koraci i obaveze u vezi sa pravilnim arhiviranjem elektronskih dokumenata. Posebna pažnja posvećena je razlikama u arhiviranju dokumenata koji se trajno čuvaju i onima sa vremenski ograničenim rokom čuvanja.
Istaknuto je da je prema vežećim zakonskim rešenjima potrebno da se predaja arhivske građe za prethodnu godinu izvrši do 30. aprila i pre isteka trajanja elektronskog potpisa. Pre podnošenja arhivske građe, stvaraoci i imaoci arhivske dokumentacije dužni su da elektronsko arhiviranje usklade sa Uredbom o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje arhivske građe koja je na snazi od 1. januara 2024. godine.
Elektronsko arhiviranje omogućava sigurnost dokumenata i ubrzava pretragu, optimizuje upravljanje arhivom i smanjuje troškove čuvanja fizičke dokumentacije. Digitalna arhiva pomaže u usklađivanju sa zakonskim regulativama i unapređuje svakodnevne poslovne procese, čime povećava efikasnost i konkurentnost kompanija na tržištu.
Ključna tema seminara bila je pravilno arhiviranje dokumenata koji se čuvaju trajno, uz naglasak na primenu tehničkih i organizacionih mera zaštite, donošenje internih pravila, klasifikaciju i određivanje metapodataka. Dokumenti se arhiviraju u formatima pogodnim za dugoročno čuvanje, uz obaveznu nadogradnju kvalifikovanog vremenskog žiga radi očuvanja validnosti dokumenata.
Objašnjene su osnovne razlike između pouzdanog i kvalifikovanog čuvanja. Dok pouzdano čuvanje osigurava zaštitu od gubitka dokumenata, neovlašćenog pristupa i oštećenja, kvalifikovano uključuje sertifikovane usluge elektronskog arhiviranja, koje garantuju pravnu sigurnost i usklađenost sa najvišim standardima. Kvalifikovani elektronski potpisi i pečati daju dokumentima pravno dejstvo jednako svojeručnim potpisima.
Tokom događaja je predstavljen Digital Docs softver, rešenje kompanije iron Mountain, osmišljeno za digitalizaciju poslovanja i formiranje elektronske arhive. Rešenje uključuje module kao što su ePisarnica, arhivska knjiga, distribucija dokumenata, elektronski pečat za potpisivanje dokumenata i slično. Pored toga, softver omogućava integraciju sa postojećim ERP sistemima i poslovnim aplikacijama.
